当サイト「挨拶状文例集」は、ビジネス文書の中でも大切な、挨拶状・挨拶文の書き方・文例・書式・雛形・テンプレート・フォーマット・例文・定型文をご提供しています。
◆ 挨拶状・挨拶文の書き方・ポイント
「挨拶状・挨拶文」は、儀礼文書です。そのため、頭語・時候の挨拶・安否の挨拶・慶祝の挨拶を充実させ、相手への感謝の言葉を盛り込み、礼儀正しく改まった文章になるよう心がけましょう。また、挨拶状を送るに至った経緯や理由、決意や今後の豊富等を盛り込み、今後の支援を願う気持ちを伝えましょう。
「挨拶状・挨拶文」には、ＰＲ的要素を盛り込むことが出来ます。その場合には、儀礼文としての品位を損なわない範囲で、地図や取扱品目・経歴等を簡潔に盛り込みましょう。
「挨拶状・挨拶文」は、送るタイミングが大切です。遅すぎる「挨拶状・挨拶文」では、いい印象を与えることは出来ません。なるべく早く送るように心がけましょう。
特に、案内状的役割を持つ「挨拶状・挨拶文」の場合は、相手のスケジュール等に配慮し、送る必要があります。
「挨拶状・挨拶文」は、形式的で堅苦しい文章になりがちですが、あまり形式にとらわれると、読みにくい印象を与えてしまいます。漢字を多用した文章も同様に読みにくい印象を与えてしまいますので、注意しましょう。
「挨拶状・挨拶文」において、住所・地名・日付・時間・数量等の重要な情報には、別紙や箇条書きを用いるなど、読みやすくする工夫をしましょう。
「挨拶状・挨拶文」を送る前には、必ず内容を再確認し、相手に失礼な内容がないか、社名・人名・肩書き・住所・地名・日付・時間・数量等の情報は正確であるか等、必ずチェックしましょう。
正式な挨拶は、直接出向いておこなうものです。文書での挨拶は、略式の儀礼であることをふまえ、「略儀ながら書中にて、儀挨拶まで申し上げます。」等、略儀を詫びる姿勢も大切です。
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